Langzeitarchivierung – kurz beleuchtet

Der Produktlebenszyklus endet eigentlich nicht mit Verschrottung oder Recycling, sondern mit der Löschung der letzten Unterlage im (elektronischen) Archiv. Deshalb habe ich mich immer gefragt, warum die meisten PLM-Hersteller beim Thema Langzeitarchivierung so kleinlaut werden. Darüber könnte man doch stundenlang diskutieren.

 Leider ist das Thema zu lang und zu zeitraubend für einen Blog-Beitrag, also werde ich die Idee gleich wieder archivieren. Aber da fangen die Probleme schon an. Wie kann ich später nachweisen, dass es meine Idee war? Ich sollte sie unbedingt digital signieren, am besten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, aber dazu brauche ich erst mal ein Zertifikat und einen meiner Person zugeordneten Prüfschlüssel von einem autorisierten Zertifizierungsdienstleister. Also doch besser ausdrucken, unterschreiben und in den Papierordner abheften? Aber was mache ich mit den ganzen Emails, die ich für den Ideenaustausch genutzt habe?

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                                                                                    (Bild: iStock)

Und überhaupt, wie lange archiviert man Ideen eigentlich? Am besten mache ich sie schnell zu Geld, dann brauche ich die Unterlagen für das Finanzamt nur zehn Jahre aufzubewahren. Wenn ich ihr nämlich Flügel verleihe und sie abhebt, dann gelten bestimmt die strengen Regeln der Luftfahrtbehörden und sie landet lebenslänglich im Archiv. Gebrannt auf ein einmal beschreibbares und hoffentlich auch im 22. Jahrhundert noch ohne Glaskugel lesbares Medium. Wie DVDs und Laufwerke im Jahr 2112 wohl aussehen werden, frage ich mich? Wird es sie überhaupt in der heutigen Form noch geben?

 In welchem Format ich meine Idee archivieren soll, ist mir auch nicht ganz klar. Ich bringe sie gerade mit einem nicht mehr ganz taufrischen Texteditor zu Papier, pardon auf die Platte. Ob ich sie als doc.ument ohne X-tension in ein paar Jahrzehnten noch werde öffnen können, können mir nicht mal die aus Redmond sagen. Also besser in PDF konvertieren? Für das Konzept kein Problem, doch was mache ich mit den Flügeln, die meiner Idee wachsen? Das können ziemlich komplexe mechanische Gebilde sein; sie werden üblicherweise in 3D beschrieben, und dafür gibt es überhaupt noch kein langzeittaugliches Format.

 Je länger ich darüber nachdenke, desto klarer wird mit, dass das Thema Langzeitarchivierung eine Frage der Prozessorganisation ist. Mir wird wohl nichts anderes übrig bleiben, als meine Idee im Laufe ihres Archivlebens immer mal wieder in ein anderes Format zu konvertieren und auf ein aktuelleres Speichermedium zu migrieren. Doch wie weise ich hinterher nach, dass die Idee bei diesen Metamorphosen nicht verfälscht wurde? Ein Bekannter meinte neulich, ich solle meine ganze Dokumentenlogistik doch einfach mit PLM organisieren, dann könne ich jederzeit nachweisen, dass meine Prozesse regelkonform gewesen seien. Keine schlechte Idee. Ich muss ihn unbedingt fragen, wie er die archiviert hat und in welchem PLM-System. Hoffentlich in einem, das eine lange Zukunft hat.

4 Kommentare zu „Langzeitarchivierung – kurz beleuchtet

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  1. Archivierung ist ein komplexes Thema, wie Sie es ausführlich beschreiben. Dafür gab es und gibt es auch noch heute eigene Archivierungssysteme, die man an ein PLM-System anbinden kann. Das macht auch Sinn, denn in jedem Land, in jeder Branche, aber auch in jeder Firma gibt es eigene Regeln, die für die Archivierung gelten, die nicht zuletzt auch den gesetzlichen Regelungen entsprechen müssen und hier gibt es noch eine genügend große Grauzone. Natürlich tun sich PLM-Systeme hier schwer, da sie ja eigentlich Produkt_lebens_zyklen verwalten, also etwas lebendes und nicht statisches, wie es ein Archiv tut.
    Aus einem PLM-System Daten löschen, wenn sie alt sind und nicht mehr gebraucht werden? Das halte ich für schwierig und aufgrund der vorhandenen Verknüpfungen im unterschiedlichen Kontext für unmöglich. Gelöscht wird nicht zuletzt deshalb und aus Gründen der Datenkonsistenz im angeschlossenen Archiv nichts mehr.
    Bei den Datenformaten sollte man realistisch bleiben. Jeder, der schon einmal mit dem Thema CAD-Konvertierung, egal, ob beim Upgrade oder beim Herstellerwechsel, zu tun hatte, weiß, dass es hier Probleme ohne Ende gibt. Gleiches gilt für Office-Formate, durch die Marktmonopolisierung tritt hier das Problem aber nur abgeschwächt auf. Deshalb bei proprietären Formaten an Langzeitarchivierung zu denken, halte ich für fahrlässig. Hier hilft zu Archivierungszwecken nur die gute alte „2D-Technik“, die man möglichst lange noch lesen und bei Bedarf auf Papier bringen kann, wie z.B. PDF/A (im übrigen aber auch ein proprietäres Format).
    Versprechen von jahrzehntelanger, dreißig-, ja hundertjahrelanger sicherer und zukunftstauglicher Archivierung, wie es sie früher gab, sind heute zum Glück verschwunden. Die realistischen Zeiträume von 15 Jahren lassen sich aber natürlich schlechter verkaufen.

    Nicht zuletzt sollte man zwischen Datensicherung und Archivierung unterscheiden, indem man überlegt, ob Ideenaustausch, Korrespondenz, Skizzen oder Präsentationen wirklich projekt- bzw. produktrelevant und daher archivierungswürdig sind. Aber das ist eine andere Geschichte.

    1. Zum Thema Datenformate für Office und andere Themen rund um die Langzeitarchivierung ist sicher auch ein Besuch der Website des Kompetenznetzwerks Langzeitarchivierung (NESTOR) http://www.langzeitarchivierung.de/ erhellend.

      PDF/A ist im übrigen nicht als proprietäres Format zu werten, da es einerseits vollständig dokumentiert ist und zudem als ISO Standard veröffentlich wurde: ISO 19005-1:2005.

  2. Danke für Ihre beiden Kommentare. Eigentlich war mein Blogbeitrag ja nicht ganz so ganz ernst gemeint:-). Aber mal ernsthaft: Wie Herr Schlenker richtig bemerkt, ist PDF in strengem Sinne kein proprietäres Format mehr, aber meines Wissens zum derzeitigen Normierungsstand noch nicht für die Langzeitarchivierung von 2D-Zeichnungen, geschweige den von 3D-Modellen (jedenfalls nicht im PRC Format) ausgelegt. Herrn Barth muss ich leider widersprechen – PDM-System sind m. E. sehr wohl dafür ausgelegt, Daten in einem bestimmten Freigabe/Versionsstand „einzufrieren“ und diese Stände dann auch an ein Langzeitarchiv auszulagern. Vor allem aber sind sie und nur sie in der Lage, diesen Prozess auch zu protokollieren. Mir ist nicht ganz klar, worin hier der Zusatznutzen einer separaten Archivierungslösung bestehen sollte (abgesehen davon, dass man sie vielleicht braucht, um irgendwelche Jukeboxen anzusteuern), lasse mich da aber gerne eines Besseren belehren.

    Herzliche Grüße
    Michael Wendenburg

  3. An einer Stelle muss ich mich korrigieren, PDF/A ist tatsächlich kein proprietäres Format, Danke für den Hinweis.
    Zum Zusatznutzen einer separaten Archivierungslösung ist zu sagen, dass es diese Systeme zum einen in größeren Unternehmen häufig bereits gibt und von mehreren Applikationen genutzt werden, die entsprechenden Problemstellungen zur sicheren Aufbewahrung großer Datenmengen, insbesondere auch in Bezug auf gerichtsfeste Ablage im Revisionsfall also bereits gelöst sind und nicht noch einmal PLM-spezifisch überdacht und berücksichtigt werden müssen. Natürlich, und das ist ja einer der Kernaufgaben, kann ein PLM-System die verschiedenen Stati von Objekten festhalten und nachvollziehbar machen, aber der Aspekt der Archivierung geht hier eben neben der technischen Lösung, wie erwähnt, noch ein paar Schritte weiter.
    Auslagern von Daten, diese also offline halten, weil eingefroren und lange nicht verwendet, sollte heutzutage, da Speicherkapazität, sowohl in Bezug auf Daten und Metadaten, keine Rolle mehr spielt, kein Thema mehr sein. Die hierzu notwendigen Prozessschritte zum Auslagern und Wiederholen unter Einbeziehung eines zeitlichen Verzugs, bis die Daten wieder verfügbar sind, kann man somit einsparen.

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